Tips voor slimmer en smarter werken

Tip: opnamen uitschrijven

Heel handig wanneer je een app op je smartphone gebruikt voor opname van gesproken aantekeningen of samenvattingen van gesprekken. Natuurlijk kun je ook een goede memorecorder gebruiken.  Hieronder vind je de uitleg hoe je deze dictaten kunt uitschrijven in bijvoorbeeld DragonPad of MS Word. 

Je kunt het uitschrijven ook door iemand anders laten doen. Je dicteert in een memorecorder en een collega zet de gesproken tekst om in geschreven tekst met behulp van Dragon. Wel je eigen spraakprofiel laten gebruiken. 

Gebruik een goede kwalitatieve memorecorder, die geschikt is voor Dragon. Op de site staan recorders welke geschikt zijn.

Regelmatig krijgen we de vraag waarom muziek niet meer over de boxen gaat nadat Dragon is geïnstalleerd.

Dit heeft niets met Dragon te maken maar met de headset of microfoon die is aangesloten aan de computer of laptop. De standaard instelling van Windows geluidsmixer.

Het is ook lekker om muziek of een filmpje op de achtergrond te draaien terwijl je aan het werk bent. Hoe lossen we dit op?

Het lukt niet iedereen om met de stem een officieel document te dicteren. Spreektaal is anders dan schrijftaal. Dicteren is spreken in schrijftaal. Bij dicteren is de woordkeuze anders als ook de volgorde van woorden in een regel.

Praten kunnen we bijna allemaal, echter wanneer we een officieel document moeten dicteren, dan zijn wij ineens sprakeloos. Dicteren geeft zoveel tijdswinst, het is zeer de moeite waard om dit proces te optimaliseren. Want hoe doe je dat? Ik geef je graag wat suggesties.

Hoe gebruik je Dragon Spraakherkenning op een Apple computer of Mac? Standaard werkt Dragon niet op een Mac, echter zijn er trucjes om het werkend te krijgen.

 Op een andere manier snel en slim werken met Dragon op een Apple?

Zoals onlangs een klant vroeg: ik heb mij laten verleiden tot het aanschaffen van een mooie laptop en nu heb ik een probleem. Gelukkig is dat op te lossen. Niet direct, enige ICT kennis is wel noodzakelijk.

Elke maand ontvangen de abonnees van de helpdesk, SLA of onderhoud tips om beter en sneller te werken met Dragon. Dat is erg prettig omdat je zo elke maand opnieuw naar je gebruik van Dragon kijkt en optimaliseert. 

De tips zijn voor Dragon Professional, Dragon Individual, Dragon Group en Dragon Legal en Dragon Medical Practice Edition (deze laatste is niet meer leverbaar, voor update neem contact op).

Deze tip bieden we je gratis aan. Wees wel voorzichtig! Succes!

Achtergrondlawaai kan een oorzaak zijn van slechte spraakherkenning bij Dragon Professional.

Bij wisselende werkomgevingen kies je voor filteren van achtergrondgeluiden. Hier lees je hoe je stap-voor-stap Dragon instelt voor goede spraakherkenning.

Achtergrondlawaai filteren kan ook met een noice cancelling headset. Of met een microfoon die gericht is naar de spreker. In deze tip lees je hoe je het achtergrondlawaai kan filteren met behulp van een audio wizard.

Dragon spraakherkenningssoftware moet regelmatig worden onderhouden.

Vroeg of laat wordt het systeem traag, of gaat de herkenbaarheid achteruit.

Soms beginnen mensen opnieuw, met een nieuw spraakherkenningsprofiel, maar dat is helemaal niet nodig. Regelmatig onderhoud zorgt ervoor dat je met je huidige profiel en toegevoegde woorden goed kan blijven werken.

Werk slimmer en verbeter het proces!

Microsoft WORD bedien je met standaard spraakopdrachten. 

Gebruik je veel dezelfde handelingen, dan kun je beter de opdracht erbij zoeken of een spraakopdracht zelf maken.

Hieronder zie je een opsomming van de meest gebruikte spraakopdrachten van Dragon. Deze spraakopdrachten gelden voor de meeste versies van Microsoft WORD.

Door de COVID-19 pandemie is hygiënisch werken nog belangrijker geworden dan dat al was.

Wanneer we dicteren of met spraakherkenning werken, maken we gebruik van microfoons en headset om goede audiokwaliteit te garanderen.

Speakerphones en headsets voor online meetings delen we en ook hier is de hygiëne uiterst belangrijk.

Om te leren werken met onze producten zoals Dragon spraakherkenning en Kofax PowerPDF is een training zeer gewenst, zelfs noodzakelijk. Cedere traint al meer dan 22 jaar en naar tevredenheid van alle partijen. We merken dat met de komst van COVID-19 het lesgeven en lesnemen anders is geworden.

Desalniettemin is het nog steeds belangrijk om goed met de producten te werken en misschien juist wel een noodzaak in deze tijd.  Download Opleidingsgids

Mensen gebruiken emoticons om een boodschap gemakkelijker te maken, zodat deze niet verkeerd opgevangen zou kunnen worden. Wanneer een bericht zelfs als beledigend kan worden ervaren dan helpt het om een emoji te gebruiken.

Een emoji verlicht de boodschap en is daarmee een zeer nuttige vorm van communicatie.

De laatste versie van Dragon Professional is uit.  Zaten we daar op te wachten?

Jazeker, want de oude versie had een paar vervelende problemen wanneer je dicteerde in Office pakketten zoals Outlook en WORD. Met een work around konden we er wel mee werken, gelukkig is het in deze versie opgelost.

Een gehoorprobleem, doof of slechthorend dan heb je baat bij spraakherkenning. En ook of juist de familie en vrienden kunnen beter communiceren.

Niet alleen Siri of Dragon Dictation op de iPhone, maar ook of juist Dragon Professional op een laptop, computer of tablet geeft weer mogelijkheden tot communiceren. 

Dragon NaturallySpeaking 13 wordt niet door Windows 10 ondersteund. Klanten die Dragon NaturallySpeaking 13 geïnstalleerd hebben op Windows 7 of 8, kunnen upgraden naar Windows 10. In de eerste versies van Windows 10 was het niet nodig om te upgraden naar nieuwere versies van Dragon. Echter, dat is veranderd.

Je kunt een Autotekst, sneldictaat of sjabloon maken voor tekst die je vaak gebruikt of tekst die ingewikkeld is om te dicteren binnen spraakherkenningssoftware Dragon Professional Individual en Group.

Wanneer je de Autotekst uitspreekt, schrijft Dragon de langere versie uit. Je kunt bijvoorbeeld “Mijn e-mailadres” in een document laten uitschrijven door ‘mail adres’ te zeggen om je volledige e-mail adres te dicteren.

Het is erg belangrijk om regelmatig een Backup van je spraakprofiel te maken. Een computer loopt wel eens vast of je krijgt een nieuwe systeem installatie.

Jammer om weer opnieuw te beginnen, nieuwe woorden toe te voegen, spraakopdrachten opnieuw te maken.

Het mentaal lexicon maakt deel uit van ons langetermijngeheugen.

Van elk woord zijn in het mentaal lexicon verschillende eigenschappen opgeslagen: klank en uitspraak, opbouw van een woord, betekenis, woorden in zinnen en spelling.

Steeds meer mensen gebruiken online e-mailpakket zoals Gmail of Outlook Mail voor het versturen en ontvangen van e-mails. 

Om snel met spraakherkenning te kunnen werken is het wel handig dat naast het dicteren van tekst ook de spraakopdrachten worden gebruikt. Het is sneller om spraakopdrachten te geven dan met de muis op de juiste button te klikken.

Windows Desktop Search is een indexerings- en zoekprogramma van Microsoft waarmee je snel documenten, spreadsheets, presentaties, e-mailitems, contactpersonen en bijlagen op je computer of netwerk kunt vinden.

In Windows Desktop Search wordt een zoekveld weergegeven waarmee je zoekcriteria en filters kunt opgeven.

Bates-nummering wordt vaak gebruikt als een organisatorische methode om juridische documenten te labelen en te identificeren. Bijna alle Amerikaanse advocatenkantoren gebruiken Bates-stempels.

Bates-nummering geeft de volgorde van de documenten aan. 

Bates-nummering (ook bekend als Bates-stempeling , Bates-branding , Bates-codering of Bates-etikettering ) wordt gebruikt op juridisch, medisch en zakelijk gebied om een of meer identificerende nummers, datum- en tijdmarkeringen op afbeeldingen en documenten te plaatsen zoals ze zijn gescand of verwerkt.

Bij veel gebruik van je stem is het belangrijk dat je je stem goed gebruikt en verzorgt. Voor spraakherkenning en dicteren moet je stem juist niet vervormen of harder praten.

Het is zeer belangrijk dat je de onderstaande adviezen opvolgt. Leerkrachten krijgen onderstaande adviezen, ze zijn vergelijkbaar met de adviezen die Cedere geeft aan haar klanten.

‘Hoe je werkt met spraakherkenning?’ is een ander verhaal dan ‘Hoe werkt spraakherkenning?’

Hier wordt eenvoudig uitgelegd wat de techniek van spraakherkenning is.

Hoe je werkt met spraakherkenning, kun je lezen in de handleidingen, of bij het volgen van een training en bij het zien YouTube video’s van Cedere. 

Maar dat zegt niet zoveel over de werking. Hoe spraakherkenning werkt is vaak het begin van hoe werk je met spraakherkenning.

Een headset of microfoon moet voldoen aan de hoge eisen van spraakherkenning en juist niet geschikt zijn voor muziek of conversatie.

Nuance test headsets en microfoons en geeft onderscheidingen. Zogeheten Draakjes.

Waarom en hoe je een dicteervenster gebruikt bij Dragon. Dicteervenster is goed te gebruiken in programma's die niet standaard door Dragon Spraakherkenning worden ondersteund.

Op het Cedere YouTube kanaal vind je meer video's met TIPS.

Deze tip gaat over het gebruik van het Dicteervenster bij Dragon Medical, Professional, Individual, Legal en Group.

Heel belangrijk! Regelmatig een backup maken van de spraakopdrachten bij Dragon Spraakherkenning. Alleen een spraakprofiel opslaan is niet voldoende.

Hoe doe maak je een backup van spraakopdrachten?

Slechte herkenbaarheid bij spraakherkenning Dragon, dit komt vaak door verkeerd ingestelde microfoon.

Teveel achtergrond lawaai, noise cancelling, of niet de juiste sterkte voor je stem. Dragon lost dit op met een wizard, hoe doe je dat?

In deze video word je uitgelegd en getoond hoe je dat moet doen.

Elke dag loopt de mailbox vol met e-mails die je vaak alleen scant en verwijdert. Of snel leest en beantwoordt. Een volle mailbox is stressverhogend en bij 50% van de mail sta je slechts in de cc.

Je mailwisseling optimaliseren is mogelijk volgens de Timemanagement methode. Bijvoorbeeld door ongelezen mails automatisch in daarvoor geselecteerde mappen laten landen.

Komt de tekst niet in het venster terwijl je dicteert? Wanneer Dragon geen focus heeft, verschijnt de tekst niet in het venster. Geen focus of het programma wordt niet ondersteund.

Spraakherkenning lukt niet. Hoe kan ik dan toch in een venster dicteren?

Tijdens het werken met spraakherkenning wordt het lexicon uitgebreid. Het is een van het belangrijkste onderdelen omdat hier de woordherkenning plaatsvindt.

Tijdens het werken met spraakherkenning worden de woorden die nog niet in het lexicon (woordenlijst) staan automatisch toegevoegd. Voorkom dat schrijffouten worden toegevoegd. Deze fouten blijven er in staan. Door regelmatig het lexicon te controleren op fouten hou je het lexicon schoon. En de herkenbaarheid beter.

De hele dag je stem gebruiken om te doceren, overleggen, zingen of praten tegen de computer, kan een aanslag betekenen voor uw stembanden.

Onderstaande preventieve tips voor wat je het beste kunt vermijden om stemproblemen te voorkomen wanneer je veel spreekt, spraakherkenning gebruikt of een beroep heeft waarin je veel spreekt.

Bij echte problemen raden we een logopedist aan.

Virusscanners kunnen problemen geven bij Dragon Professional Individual en Dragon Professional Group van Nuance. Een volgende foutmelding kan worden weergegeven ..

"There was a internal system error which will prevent you from saving your user profile. You may be able to continue dictating, but you will not be able to save."

In Nederland worden verschillende termen gebruikt voor hetzelfde apparaat. De Engelse term voicerecorder, volgens de Engelse schrijfwijze ‘voice recorder’, is een steeds meer gebruikte benaming. Wanneer je zoekt naar een bepaald type recorder, is het belangrijk om eerst te beseffen wat je met die recorder wil doen.

Tegenwoordig worden nog maar weinig recorders met bandjes of microcassettes verkocht. Er zijn nog wel advocatenkantoren met analoge opname apparatuur en bandjes. Momenteel gebruiken de meeste bedrijven digitaal dicteersystemen. Workflow oplossing voor het versturen van spraakbestanden of dicteren met de smartphone. 

Een klant stelde de vraag of WhatsApp Web met spraakherkenning te bedienen is. Dit leek ons een mooie uitbreiding van Dragon, dus hebben we het uitgetest.

Wanneer bedienen van een smartphone moeilijker wordt, of je van gemak houdt, is WhatsApp Web een prima oplossing.

Het is zeker mogelijk om met Dragon Speech in een computer netwerkomgeving te werken. Met netwerken bedoelen we diverse soorten besturingssystemen in diverse computer omgevingen.

Computernetwerken met Citrix of Terminal server, waar op de server wordt gewerkt, in plaats van op een client (lokale computer).

Computer netwerken met VMWare, waar in een virtuele omgeving wordt gewerkt. En ook met File servers en applicatie servers.

Als Dragon na het aantal ingestelde minuten niks hoort, dan gaat hij in de slaapstand. 

Dit heeft een reden.

Dragon vangt geluiden op wanneer de microfoon open staat. Dragon wacht op een spraakopdracht spraakopdracht of tekst, hij blijft luisteren.

Alle geluiden worden opgenomen, dit vervuilt het spraakprofiel en dat is niet gewenst.

Olympus voetpedaal kun je ook gebruiken voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld om met je voet een microfoon te openen, opstarten programma's, aanpassen voorkeuren.

• Microfoon aan of uit met de voet
• Terugspoelen, vooruit en afluisteren instellen
• Dubbelklikken, selecteren en corrigeren
• Opstarten apps of programma's zoals Media Player
• Standaard aanpassen aan jouw werkmethode