7 tips om je e-mails snel weg te werken met Dragon

Elke dag loopt de mailbox vol met e-mails die je vaak alleen scant en verwijdert. Of snel leest en beantwoordt. Een volle mailbox is stressverhogend en bij 50% van de mail sta je slechts in de cc.

 

Je mailwisseling optimaliseren is mogelijk volgens de Timemanagement methode. Bijvoorbeeld door ongelezen mails automatisch in daarvoor geselecteerde mappen laten landen.

Echter geeft dit het gevoel dat je informatie mist en staan de ongelezen mailtjes verspreid over meerdere mappen.

Dat is dus ook niet de oplossing. Beter is om de mails direct te verwerken en daarna direct op te bergen.

Een lege Inbox, geordende mappenstructuur en het gevoel niets te missen zijn stressverlagend. Dragon is een goed hulpmiddel bij het snel wegwerken van je mail en automatisch in de juiste map plaatsen.

Hierbij 7 tips om snel de e-mails te verwerken met Dragon

Tip 1. Gebruik Dragon voor dicteren van de tekst

Dicteren gaat 3 keer sneller dan typen en is beter voor je lichaam. Ook wordt met spraakherkenning 82 % meer tekst gedicteerd dan wanneer je typt. Dit maakt het verhaal uitgebreider en begrijpbaar. Wanneer je spreektaal gebruikt, wat vaak gebeurt in mails, is er een gevoel van persoonlijk contact.

Tip 2. Dragon herkent namen in mails en plaats ze in een tijdelijk lexicon

Wanneer je een mail beantwoordt met Outlook, scant Dragon de originele mail en slaat deze woorden op in een tijdelijk lexicon. Je kunt deze woorden direct gebruiken in je mail zonder deze toe te voegen aan het lexicon. Erg makkelijk omdat namen soms net anders worden geschreven dan standaard en Dragon dit dan direct goed doet. Bijvoorbeeld bij de naam Ilse of Ylse. Of namen die je eigenlijk maar eenmalig wil gebruiken en niet standaard in je lexicon wil opslaan. 

Tip 3. Gebruik standaard spraakopdrachten of maak zelf een spraakopdracht voor herhalende handelingen

Dragon heeft standaard spraakopdrachten voor diverse mailpakketten. Bij Outlook kan een enkel spraakopdracht een nieuwe mail starten, versturen, verwijderen en verplaatsen. Bijvoorbeeld: ‘Open Mail’ of ‘Stuur mail aan …’. Deze opdrachten zijn terug te vinden in de helpfunctie, handleiding of op de muismat van Cedere.

 

Bij Dragon kun je ook zelf spraakopdrachten maken. Wanneer je bepaalde handelingen vaak uitvoert, bijvoorbeeld mail lezen en direct verwijderen of lezen en in een mapje plaatsen, maak je daar een standaardopdracht van. Bijvoorbeeld 'Sluit mail en Verplaats naar afgehandeld'.


Meer tips? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.


Tip 4. Gebruik sjablonen voor standaardteksten en aftiteling

Bij het beantwoorden of sturen van mail worden vaak dezelfde stukken tekst gebruikt. Zoals: 'Hartelijk dank voor uw bericht.' of je aftiteling met naam en adresgegevens. Een aftiteling aan een officiële instantie ziet er net even anders uit dan een privé aftiteling. Voor de standaardteksten kun je een spraakopdracht maken. Met deze spraakopdracht 'schrijf' je met één woord een stuk tekst en kun je dat steeds hergebruiken. Bijvoorbeeld 'Aftiteling Privé' of 'Aftiteling Officieel'.

Tip 5. Minder herkenningsfouten tijdens dicteren: onderhoud en optimaliseer het lexicon

Na verloop van tijd is het lexicon vervuild. Zeker wanneer je niet goed weet hoe je Dragon moet gebruiken. In een training leer je hoe je het lexicon kunt optimaliseren en onderhouden.

 

Toch kan het zijn dat je na enkele jaren geen 99 % herkenbaarheid meer haalt. Bekijk opnieuw het lexicon en verwijder woorden die niet meer nodig zijn of die fout in het lexicon terecht zijn gekomen.

 

Wanneer je veel herkenningsfouten in mails moet herstellen is dat nogal frustrerend. Je zou kunnen denken dat Dragon alleen maar meer tijd kost, terwijl je met een goed lexicon en goed gebruik zelden hoeft te corrigeren.


Tip 6. Leren van Verzonden e-mails

Dragon kun je laten leren van Verzonden e-mails. Dus niet de e-mails die binnenkomen maar die je zelf verstuurt. Alle namen en onbekende woorden worden automatisch aan het standaard lexicon toegevoegd.

Let Op!: kijk uit met Engelse mails of onzin mails. Je wilt je lexicon niet vervuilen.

Tip 7. Goede headset om handen vrij te houden voor.. een kopje koffie

Voor een goede herkenbaarheid is een juiste microfoon of headset nodig. Een voordeel voor een goede headset is dat je de handen vrij hebt voor het doorbladeren van papieren of... een kopje koffie.

 

Bij een draadloze headset kun je even snel je kopje opnieuw vullen terwijl je doorpraat en je e-mail verwerkt.

 

Succes!


Meer tips? Kijk op de pagina TIPS.

 

Of download e-book Verbeteren Herkenbaarheid