Online-vergader-etiquette

Nog een paar weken en we zijn allemaal aan het werk, ongeacht of dat nu op kantoor is of dat er nog steeds gekozen wordt voor thuiswerken.

 

Want hoe prettig het ook kan zijn om op kantoor te werken, je collega’s in de ogen te kunnen zien, even een praatje te kunnen maken bij het koffieapparaat, in de praktijk blijkt dat veel van onze werkplekken niet zijn ingericht op het houden van afstand van elkaar.

* door Hanneke Tutupoly

Online vergaderen is een blijvertje

De vroeger zo geprezen kantoortuinen zorgen ervoor dat er veel minder ruimte is, vaak zit je in blokken van twee of drie bij elkaar. Of je werkte op een kamer met de bureaus redelijk bij elkaar gezet. Vroeger vaak handig om even iets te vragen of te overleggen maar op dit moment “no go”.

 

Zo ken ik best wel veel mensen die nu al weten dat zij niet voor 1 oktober maar waarschijnlijk zelfs dit hele jaar niet meer op kantoor zullen komen. Of er wordt gewerkt met een rooster waardoor je een of twee keer per week bij toerbeurt naar kantoor komt om te werken.

Overleg blijft onmisbaar

Voor onze intelligente lockdown zullen er weinig mensen zijn geweest die veel ervaring hadden met online vergaderen. En zo begon iedereen uit te zoeken wat voor hem of haar het prettigst werkte. Zoom? Vrij gemakkelijk, redelijk toegankelijk maar niet altijd even veilig dus niet voor elk doeleind geschikt.

Er zijn nog allerlei andere platforms maar het lijkt erop dat Microsoft met haar Teams als grote winnaar uit de bus komt.

Online trainingen en webinars..


Online vergaderen-etiquette

Met de nodige online vergaderingen weer in het vooruitzicht nog even een paar reminders om alles zo goed mogelijk te laten verlopen.

 

  1. Bel op tijd in; eventuele problemen kunnen dan vóór de meeting worden opgelost.

  2. Staat je camera aan? Let dan op je kleding en zorg voor een neutrale achtergrond.

  3. Zorg dat je je spullen goed voor elkaar hebt. Is je microfoon goed genoeg, is de draadloze headset opgeladen?

  4. Demp omgevingsgeluiden. Vooral wanneer je elkaar niet ziet, komt geluid, zeker wanneer deze afleiden, extra sterk binnen. Gouden regel is dat iedereen gedempt meedoet en alleen de microfoon aanzet wanneer hij/zij iets te zeggen heeft.

  5. Wil je schermen of documenten delen? Zorg dat het klaar staat en dat er geen niet-relevante pagina’s op je bureaublad staan.

  6. Concentreer je. Al boeit het onderwerp je niet, ga niet intussen iets anders doen.

  7. Heb je een vergadering waarbij meerdere mensen “live” aanwezig zijn, en anderen online meedoen? Het is een bekende klacht dat het geluid van de mensen die in de ruimte aanwezig zijn slecht doorkomt. En iedereen met een eigen laptop laten meedoen geeft vaak storing wanneer ze het geluid gebruiken.

 

Oplossing voor slecht geluid?

Werk je regelmatig in een dergelijke setting, dan is de aanschaf van een Jabra Speakerphone zeker het overwegen waard. Deze zijn verkrijgbaar voor verschillende groepsgroottes.

Meer lezen:

Beschermen en schoonmaken microfoon...

Vergadermicrofoons, welke zijn geschikt?