Maak het jezelf en je backoffice gemakkelijk: combineer een digitale voicerecorder met spraakherkenningssoftware.
Waarom moeilijk als het makkelijk kan?
Gemak dient de mens is een uitdrukking die ons allemaal bekend is en die we te pas en te onpas gebruiken. Soms zeggen we het zeer serieus bedoeld, soms gekscherend. Wanneer we in dat laatste geval zeggen “gemak dient de mens” kan dat sarcastisch bedoeld zijn maar ook een zekere toon van jaloersheid hebben.
Maar er zijn inmiddels zoveel mogelijkheden om je leven aangenamer, ook op werkgebied, te maken zodat je sneller en efficiënter kunt werken. En soms zijn dat technische oplossingen waar je misschien niet zo gauw aan zou denken.
Werken met een voicerecorder vormt de basis van je werk
Zo hebben we het apparaat voicerecorder, ook wel memorecorder genoemd. Een dergelijke recorder maakt je leven een stuk meer flexibel. Uiteraard kan je nog aantekeningen maken tijdens een overleg of vergaderingen, maar je kunt ook een korte samenvatting inspreken na het gesprek. En dan net zoals jij het prettig vindt, een uitgebreid verslag of alleen korte steekwoorden. In elk geval hoef je niet meer bang te zijn dat je dingen vergeet.
Wanneer je wilt kan je ook hele interviews opnemen; let hierbij wel op het interne geheugen dat je audiorecorder heeft. Met name een audio file met wat uitgebreider verslag wordt vaak door een backoffice uitgewerkt. Niet real time maar achteraf.
Opnames worden nu digitaal verwerkt
Werd vroeger een bandje bij het secretariaat neergelegd, een volgende stap is dat je op kantoor de recorder aansluit en dat het secretariaat aan de slag kan. Dit is een nog veel gebruikte maar eigenlijk ook redelijk ouderwetse werkwijze. Want nu moet gewacht worden op het uitwerken tot de recorder op kantoor is.
Lever je dictaten per e-mail aan
Inmiddels is het ook gebruikelijker dat de dictaten per e mail naar het secretariaat verzonden worden. Dit digitaal dicteren en uitwerken heeft het afgelopen jaar een vlucht genomen omdat zowel degene die dicteert als de uitwerker vaak niet op kantoor aanwezig waren.
Het dictaat komt per mail binnen bij de uitwerker en die kan gaan uitwerken; dit uitwerken wordt in vaktermen vaak transcriberen genoemd. Je maakt het de back office al wel een stuk gemakkelijker wanneer met behulp van transcriptiesoftware, en met een voetpedaal en headsetje (usb aansluiting) gewerkt kan worden.
Hoe veilig is spraakherkenningssoftware eigenlijk?
Klinkt dit niet echt veilig? Wanneer de standaard MP3 of WAV bestanden worden gebruikt kan je je dat terecht afvragen. Maar wanneer je investeert in software waarbij je gebruik kunt maken van DS Pro worden je bestanden encrypted verzonden en heeft het secretariaat ook speciale software nodig om de versleuteling op te heffen.
Spraakherkenningssoftware is nu nog gemakkelijker
Maar het kan nog efficiënter, namelijk door het gebruik van een voicerecorder met spraakherkenningssoftware. Spraakherkenning wordt ook wel speech-to-text genoemd: jij dicteert en de tekst verschijnt op het scherm. Hoe gemakkelijk is dat?
De secretaresse kan de tekst zo op het scherm naar voren halen en aanpassen en gebruiken. Zeker in het begin zal ze het hele document nog moeten nalezen, en als ze vermoedt dat een term of stuk tekst verkeerd is verstaan door de software kan ze dit gedeelte in het oorspronkelijke dictaat nog even terug luisteren.
Hoe meer de auteur (degene die dicteert) gewend is om te dicteren met leestekens erbij, opmaak als “nieuwe alinea” des te minder tijd is de backoffice kwijt aan het uitwerken. Maar ook één lap tekst, met amper leestekens zal sneller gecorrigeerd kunnen worden dan wanneer dit hele dictaat afgeluisterd en uitgetypt moet worden. Door de deep learning techniek van Dragon Naturally Speaking wordt de stemherkenning steeds beter.
De top: combineren met Dragon spraakherkenningssoftware
Het paradepaardje onder deze mogelijkheden is de combinatie van de voicerecorder of dictafoon, met de spraakherkenning van Dragon Professional Individual. Hoge kwaliteit van Spraak naar Tekst. Het grote voordeel van Dragon spraakherkenning is dat je als auteur een eigen spraakprofiel hebt met daarin je een eigen woordenboek waarin je jouw jargon kunt toevoegen.
Bij je spraakprofiel kun je ook autotexten maken van veelgebruikte tekstblokken, die je dan met één commando invoegt. Jij spreekt gewoon jouw dictaat in zoals je dat gewend bent en verstuurt dat per mail. De secretaresse haalt het dictaat op en haalt het door de Dragon software. Na een korte tijd van oefenen en corrigeren waarin de software went aan jouw stem zal het programma een zeer nauwkeurig transcript van jouw tekst weergeven.
Wanneer je toch Dragon hebt, kan je dezelfde software uiteraard ook gebruiken om je stukken en mails zelf doormiddel van spraakherkenning real time achter je PC in te spreken. Ook al typ jij nog zo snel, een goede spraakherkenning werkt nog veel sneller en met minder inspanning.
Kortom: de kans is groot dat er ook voor jou en je secretariaat een wereld te winnen is.
Lees meer:
