Voor professionals in de financiële dienstverlening is een nauwkeurige, uitgebreide administratie van cruciaal belang bij elke stap, van het eerste consult van een nieuwe klant tot en met lopende gesprekken over hun portefeuille.
Maar al te vaak kunnen financiële adviseurs zich overbelast voelen met extra administratief werk naast hun andere verantwoordelijkheden. Om te zien hoe dit werk hun dagen beïnvloedt, heeft Nuance meer dan 100 financiële dienstverleners gevraagd hoeveel tijd ze besteden aan administratieve taken en hoe sommige bedrijven hun adviseurs ondersteunen met deze werklast.
Er zijn maar weinig sectoren die dit hoge niveau van nauwkeurige administratie vereisen. Gedetailleerde, uitgebreide verslagen van elke klantrelatie zijn cruciaal voor het behouden van kennis; eventuele onnauwkeurigheden kunnen risico geven op klantgeschillen of niet-naleving van de AFM.
Dit is een zware last voor financiële adviseurs. Te vaak gaat de documentatie en het administratieve werk dat deze administratie met zich meebrengt ten koste van de persoonlijke tijd en het welzijn van financiële adviseurs.
Dat stelt leiders in de financiële dienstverlening voor een lastige uitdaging: hoe houd je je bedrijf beschermd zonder burn-out klachten?
Nuance heeft dit dilemma onderzocht in een recent onderzoek met Censuswide, waarbij ze spraken met meer dan 100 financiële dienstverleners met diverse ervaringsniveaus. Ze vroegen hen welke invloed hun werk op het gebied van documentatie en administratie heeft, hoe ze omgaan met de last die het met zich meebrengt en welke mogelijke oplossingen hen in de toekomst zouden kunnen helpen.
De meerderheid van de financiële dienstverleners (67%) besteedt meer dan twee uur per dag aan typetaken, waarbij de gemiddelde professional 3,6 uur per dag hieraan besteedt.
In de meeste gevallen worden deze taken gezien als een noodzakelijke last. Of het nu gaat om klantgesprekken in het CRM, het documenteren van aantekeningen van een vergadering of het communiceren met een klant over zijn portfolio, al deze taken dragen bij aan een juist klanten relatie beheer.
Bijna elk bedrijf zal bijvoorbeeld bekend zijn met het scenario van een adviseur die vertrekt en een klant die een klacht indient wanneer zijn investeringen waarde verliezen. Het is op deze momenten van belang in het systeem terug te vinden wanneer beslissingen zijn genomen en of de klant ermee heeft ingestemd, dit is van cruciaal belang.
Maar hoe noodzakelijk deze documentatie ook is, uit het onderzoek bleek dat ze teveel druk uitoefenden op de financiële adviseurs. Twee derde (67%) van de respondenten is het ermee eens dat het typen tijd kost - en 63% zegt dat ze meer plezier in hun werk zouden hebben als ze niet zoveel administratief werk te doen hadden.
En wat nog zorgwekkender is, is dat sommige financiële dienstverleners niets doen om deze last te verlichten. Terwijl 45% zei dat hun bedrijf interne of externe typisten gebruikt, zei 39% dat hun bedrijf de uitdaging helemaal niet aangaat.
Hoewel noteren van klantengegevens niet kan worden weggehaald uit de werkzaamheden van de financieel adviseurs, zijn er manieren waarop je hen kunt helpen de taken sneller uit te voeren.
Versnel beheertaken met spraakherkenning
Sommige vooruitstrevende bedrijven gebruiken spraakherkenningstechnologie om de tijd te verkorten die nodig is om archiverings- en documentatietaken uit te voeren.
Deze firma's rusten hun financiële adviseurs uit met spraakherkenning om hen te helpen klantontmoetingen nauwkeurig te documenteren, vanaf het moment van hun eerste onboarding-sessie tot voortdurende informele check-ins en strategiediscussies, zodat er geen communicatie wordt gemist vanwege zware werkdruk.
Van de respondenten van de enquête die de technologie al gebruiken, zegt 83% dat het hen tijd bespaart in hun dagen, waarbij de gemiddelde financiële professional twee uur per dag bespaart. Ze meldden ook dat de technologie het meest waardevol is voor communicatie met klanten (45%), het vastleggen van vergadernotities (36%) en het invullen van formulieren (36%).
Het belangrijkste is dat het tijd vrijmaakt om ergens anders aan te besteden: 34% zegt dat ze nu eerder klaar kunnen zijn met werken en meer tijd kunnen doorbrengen met vrienden en familie, 33% zegt dat ze zich kunnen concentreren op proactieve ideeën die hun klanten en collega's ten goede komen en 28% zegt dat ze kunnen werken aan het verbeteren van hun klantrelaties.
Juist in deze tijdwinst liggen de kansen voor financiële dienstverleners. Door het bijhouden van gegevens sneller en handiger te maken, is de kans groter dat financiële adviseurs ervoor zorgen dat dit op elk punt gebeurt.
Maak het werkleven van de financiële adviseurs gemakkelijker
Spraakherkenning heeft meer waarde dan alleen tijdsbesparing. Veel financiële dienstverleners in het onderzoek geven aan zich zelfverzekerder en prettiger te voelen bij het spreken dan bij het typen.
Sterker nog 60% zegt dat ze het gemakkelijker vinden om concepten, gedachten en reacties uit te leggen door hardop te spreken in plaats van te typen. Bovendien zegt 61% dat hun gedachten meer omvattend zijn wanneer ze worden uitgesproken en 62% zegt dat belangrijke details vaak over het hoofd worden gezien tijdens het typen.
Dit biedt de mogelijkheid om gemakkelijkere workflows voor financiële adviseurs te creëren en hen te helpen hun doelen te bereiken, terwijl tegelijkertijd wordt gezorgd voor een meer gedetailleerde, nauwkeurige administratie in het hele bedrijf.
Bekijk wat je bedrijf kan bereiken met spraakherkenning
De onderzoeksresultaten bieden slechts een glimp van wat er vandaag de dag mogelijk is met spraakherkenning in de financiële dienstverlening. Praat met een van onze experts om te onderzoeken hoe jij jouw financiële adviseurs kunt voorzien van spraakherkenning.
lees verder:
Nieuw: Dragon Professional versie 16 van Nuance
We hebben lang gewacht op een nieuwe versie van Dragon spraakherkenning. Versie 15 kende vele updates voor security-checks, bugs en aanpassingen. Het belangrijkste bleef uit.
Het belangrijkste waar we behoefte aan hadden was ondersteuning van Microsoft Windows 11 en Microsoft Office 365. Ondersteuning PowerMic 4 en betere toegankelijkheid.
